Datenschutzerklärung – Einsatzplanung

Version 2026-10-01-v1 · Stand: 1. Oktober 2026

1. Verantwortliche und Kontakt

Beat Affolter, «Event-planning», Feldgässli 58, 3800 Matten bei Interlaken, Schweiz, ist für die Bearbeitung der Vertrags- und Zugangsdaten sowie den Betrieb der Anwendung verantwortlich. Kontakt: einsatzplanung@event-planning.ch.

Für die eingegebenen Personal- und Einsatzdaten ist grundsätzlich der planende Betrieb beziehungsweise Veranstalter verantwortlich. Event-planning bearbeitet die auf dem Server gespeicherten Planungsdaten für diesen Betrieb. Fragen zu konkreten Personalangaben oder Einsätzen sind zunächst an die zuständige Planung zu richten. Fragen zum Betrieb der Anwendung können an Event-planning gestellt werden.

2. Welche Daten bearbeitet werden

3. Zwecke

Die Daten dienen der Bereitstellung und Absicherung der Anwendung, der Verwaltung von Zugängen, der Personal- und Einsatzplanung, der Bereitstellung von Personalplänen, dem beauftragten Mailversand und aktivierten Erinnerungen sowie der Vertragsabwicklung und Unterstützung bei Anfragen. Es werden nur die für diese Zwecke benötigten Daten bearbeitet.

4. Empfänger und Ausland

Die Anwendung wird bei green.ch AG in der Schweiz betrieben. Der Hostinganbieter kann für den technischen Betrieb notwendige Daten bearbeiten. Berechtigte Planungsverantwortliche sehen die für ihren Betrieb zugänglichen Daten. Personal erhält die für seinen Zugang bereitgestellten Einsatzinformationen. Der Anbieter kann im Rahmen von Administration, Unterstützung und Sicherheit auf erforderliche serverseitige Daten zugreifen. Behörden erhalten Daten, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Nachrichten werden über das eingerichtete Mailkonto versandt. Jede ausgewählte Person erhält eine separate E-Mail. Die beteiligten Mailanbieter bearbeiten Adress-, Inhalts- und Transportdaten. Bei Empfängeradressen ausländischer Anbieter oder einer Weiterleitung kann die E-Mail auch ausserhalb der Schweiz verarbeitet werden; die Länder hängen vom jeweiligen Mailanbieter ab. Die planende Stelle muss bei der Wahl der Empfänger und Versandwege die erforderlichen Datenschutzvoraussetzungen beachten.

Eigene Exporte, Cloud-Sicherungen und Weitergaben durch Nutzer liegen in deren Verantwortung. Diese Erklärung enthält keine Zusicherung, dass solche Kopien ausschliesslich in der Schweiz bleiben.

5. Browser, Server und Demo

Die bearbeitete Personal- und Einsatzplanung wird im Browser des verwendeten Geräts gespeichert. Diese Daten können nach dem Abmelden bestehen bleiben; andere Personen mit Zugang zu demselben Browser können darauf zugreifen. Auf einem anderen Gerät stehen lokale Daten nicht automatisch zur Verfügung. Das Löschen der Browserdaten kann sie entfernen.

Zugänge, veröffentlichte Personalpläne und Mailaufträge werden auf dem Server gespeichert. Bei aktivierten Erinnerungen wird zusätzlich der erforderliche Ausschnitt der aktuellen Planung übertragen. Änderungen an dieser Planung werden anschliessend an den Server übermittelt. Der Server verarbeitet die Aufträge auch bei geschlossenem Browser. Ein technisch notwendiges Sitzungscookie hält die Anmeldung aufrecht.

Die öffentliche Demo dient dem Ausprobieren mit erfundenen Angaben. Es sollen keine tatsächlichen Personaldaten eingegeben werden. Testplanungen werden im jeweiligen Browser gespeichert. Andere Besucher auf anderen Geräten sehen diese lokalen Testeingaben nicht. Personen mit Zugang zum selben Browser können sie jedoch sehen. Beim Seitenaufruf entstehen unabhängig davon technische Zugriffsdaten beim Hostinganbieter.

6. Aufbewahrung und Löschung

Zugangs- und serverseitige Planungsdaten werden so lange gespeichert, wie sie für die vereinbarte Nutzung benötigt werden. Nach Ablauf eines befristeten Zugangs können noch vorhandene serverseitige Nutzerdaten während 90 Tagen per E-Mail für einen Export angefordert werden. Vor der Herausgabe wird die Berechtigung geprüft. Danach löscht der Anbieter diese Daten manuell, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Eine Zugangssperre löscht nicht automatisch alle Daten.

Offene Mailaufträge bleiben zur Verarbeitung gespeichert. Nach erfolgreich bestätigtem Versand werden die im Auftrag gespeicherten Empfänger- und Nachrichteninhalte entfernt; zur Vermeidung doppelter Sendungen verbleiben zeitlich begrenzte Verarbeitungsnachweise. Fehlgeschlagene oder ungeklärte Aufträge können zur Fehlerklärung bestehen bleiben. Für aktivierte Erinnerungen bleibt die dafür erforderliche Planung auf dem Server hinterlegt, bis sie ersetzt oder deaktiviert wird.

Abrechnungsunterlagen und notwendige Vertragsnachweise bleiben entsprechend den gesetzlichen Pflichten beziehungsweise zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen erhalten. Technische Protokolle und Sicherungskopien unterliegen den gesonderten Aufbewahrungs- und Überschreibungsfristen des Hostingbetriebs.

Browserdaten, heruntergeladene Sicherungen, Exporte und bereits versandte E-Mails werden durch den Anbieter nicht aus der Ferne gelöscht. Nutzer müssen ihre lokalen Kopien selbst entfernen. Für lokale Demo-Eingaben gilt die 90-tägige Exportfrist nicht; sie bleiben bis zum Zurücksetzen oder Löschen der Browserdaten gespeichert.

7. Schutz der Daten

Die Anwendung verwendet verschlüsselte Verbindungen, Anmeldungen und Zugriffsbeschränkungen. Planungsverantwortliche sollen starke eigene Passwörter verwenden, persönliche Einrichtungslinks vertraulich behandeln und Geräte gegen fremden Zugriff schützen. Die Personalanmeldung mit Name und Geburtsdatum verwendet personenbezogene Angaben, die anderen bekannt sein können; diese Angaben und der Zugang zu Personalplänen sind entsprechend sorgfältig zu behandeln. Eine vollständige Sicherheit kann nicht garantiert werden.

8. Rechte und Anfragen

Betroffene Personen können im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere Auskunft, Berichtigung und Löschung sowie gegebenenfalls die Herausgabe oder Übertragung ihrer Daten verlangen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und schutzwürdige Rechte Dritter können entgegenstehen. Zum Schutz vor unberechtigter Herausgabe kann ein geeigneter Identitätsnachweis verlangt werden.

Anfragen zu Personal- und Einsatzdaten sind an den zuständigen Betrieb zu richten. Event-planning unterstützt bei den durch ihn bearbeiteten serverseitigen Daten. Kontakt: einsatzplanung@event-planning.ch. Zuständige Schweizer Aufsichtsbehörde ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).

9. Änderungen

Änderungen dieser Erklärung werden mit einer neuen Versionsangabe veröffentlicht. Über wesentliche Änderungen wird angemessen informiert. Diese Erklärung informiert über die Datenbearbeitung; sie ist keine pauschale Einwilligung in zusätzliche Bearbeitungen.